Oficina de Partes

Funciones

• Atender al público que llega a la Corporación Municipal, entregando información y orientando sus consultas a las instancias correspondientes.
• Agendar reuniones u otras actividades del quehacer institucional, que involucre la participación del Secretario general y/o equipo directivo.
• Recepción y registro de la correspondencia recibida y despachada de la Corporación Municipal, en el sistema de información dispuesto por la Corporación.
• Elaboración, redacción y transcripción de documentos solicitados por el Secretario General de la Corporación y/o otras instancias internas de la Corporación. (oficios, cartas, memorándum, informes, invitaciones, circulares, etc.)
• Preparar la correspondencia diaria y proceder a su oportuno y eficaz despacho a los destinatarios utilizando las empresas de despacho en convenio con la Corporación (Chilexpress, Correos de Chile, Transportes Cruz del Sur, u otros)
• Atender los llamados telefónicos y derivarlos en forma rápida y oportuna a las instancias correspondientes.
• Revisar, responder o derivar oportunamente a las instancias pertinentes de la Corporación Municipal los correos electrónicos de carácter Institucional
• Operar equipos de apoyo administrativo, como fax, scanner, fotocopiadora, etc., remitiendo o recepcionando en forma rápida y oportuna la información.
• Mantener registros de correspondencia recibidas y despachadas, actualizados y clasificados, que permitan el acceso rápido y expedito a la documentación.
• Mantener y resguardar el archivo histórico de resoluciones exentas, oficios, cartas, etc. solicitando periódicamente su empaste para archivo definitivo.
• Gestionar mensualmente la oportuna solicitud de materiales de Oficina de la Administración central de la Corporación Municipal, necesarios para su normal funcionamiento y velar por su adecuado control y resguardo.
• Colaborar en otras actividades de similar nivel a las descritas con el propósito del logro del los objetivos del cargo.